Invia SMS promemoria appuntamenti con Zapier e Google Calendar

Ricevuti via email il nome utente e la password, non ti resta che connetterti al tuo account per iniziare l’avventura con Zapier.

Prima di tutto seleziona l’applicazione Google Calendar.

Clicca su “Connect a New account”, autorizza dal tuo account Gmail l’accesso a Zapier e clicca su “Continue”.

Seleziona il calendario dal quale partiranno i promemoria SMS dei tuoi appuntamenti.

Selezione come seconda azione (trigger) l’applicazione SMSFactor.

Clicca su “Connect a New Account” per aggiungere il tuo account SMSFactor.

1. Message. Innanzitutto scrivi il messaggio tipo che desideri inviare ai tuoi pazienti/clienti. Qui abbiamo preso il caso di un medico e vogliamo personalizzare il messaggio affinché sia chiaramente indicata al paziente l’ora del suo appuntamento: ciò è possibile grazie ai campi di personalizzazione. Sappi che puoi personalizzare fino a 4 campi differenti. Per aggiungere un campo clicca su “Insert field”. “Gentile paziente, Le ricordiamo il Suo appuntamento di domani con il Dott. Rossi il {Event Begins(Pretty)}” Se si desidera personalizzare i messaggi con la data e l’ora dell’appuntamento in un formato diverso dal formato anglosassone, si prega di fare riferimento all’ultimo step in conclusione del tutorial.

2. Message Push Type. Ora bisogna scegliere il tipo di SMS che vogliamo inviare. Visto che in questo caso si tratta di promemoria di appuntamento, abbiamo scelto “Alert”.

3. Date to send. È il momento di scegliere la data d’invio. Ma attenzione, abbiamo già stabilito precedentemente che l’invio dev'essere effettuato il giorno prima dell’appuntamento. Qui è necessario per ragioni di integrazione e buona connessione con la nostra piattaforma SMS scrivere “now” manualmente. In questo modo l’invio partirà come previsto.

4. Sender. Se vuoi modificare il mittente del messaggio*, puoi farlo qui. In questo esempio abbiamo scelto di farlo e di scrivere Dott. Rossi. Ricorda che si tratta di un'opzione facoltativa.

5. GsmNumber. In questa casella bisogna indicare a Zapier dove recuperare il numero a cui inviare il messaggio. In questo esempio per ragioni di semplicità abbiamo deciso di metterlo in “Location”.

Una volta configurato l’account Zapier, è tempo di impostare il nostro primo appuntamento su Google Calendar per verificare che tutto funzioni correttamente.

1. Dai un nome all’evento. Questo nome rimane visibile solo a te, perciò puoi scegliere quello che vuoi. Qui abbiamo deciso di chiamarlo “Promemoria appuntamento”.

2. Ora inserisci la data e l’ora dell’appuntamento.

3. Visto che abbiamo indicato che il numero è situato in “Location”, scrivi il numero del paziente nella casella “Dove” ogni volta che crei un nuovo appuntamento sul calendario Google.

Questa opzione è dedicata a chi decide di personalizzare il formato della data e dell’ora negli SMS promemoria via Zapier.

Le opzioni disponibili gratuitamente su Zapier sono in formato anglosassone: per poter personalizzare il formato è necessario sottoscrivere un abbonamento Zapier (per avere quest'opzione è sufficiente l’abbonamento Basic a 20€ al mese).

Di seguito le istruzioni per configurare un nuovo formato:

Aggiungi un’azione supplementare dopo il trigger Google Calendar, cliccando su “Add a Filter or an Action”.

Clicca sull’opzione “Date/Time” poi su “Save + Continue”.

E ora gli ultimi passi:

1. Seleziona la data che vuoi personalizzare. Nel nostro caso sarà “Event Begins (Pretty)” perché abbiamo impostato questa data nel messaggio del nostro Zap.

2. La scelta del formato: nel menu a tendina appariranno formati pre-impostati. Puoi selezionarne uno gratuitamente o crearne uno nuovo, selezionando l’opzione “Use a Custom Value”. Nel secondo caso apparirà una finestrella che ti permetterà di creare il formato di tua scelta.

3. Crea il tuo formato personalizzato: Verica alla sezione Help di Zapier quale codice corrisponde al formato che vuoi inserire. L’esempio di codice per una data nel formato “19-07-16 alle 16:18” è “DD-MM-YY alle HH:mm”.