Invia SMS promemoria appuntamenti con Zapier e Google Calendar

Grazie al servizio web Zapier puoi connettere il tuo account SMSFactor e Google Calendar in pochi clic. In questo modo potrai automatizzare i promemoria via SMS per ricordare gli appuntamenti ai tuoi pazienti o ai tuoi clienti. Gli appuntamenti saranno sincronizzati con la tua agenda Google e inviarli non richiederà il minimo sforzo.

Vediamo allora con questo tutorial step by step come collegare tra loro i due account e inviare SMS promemoria automatici.

Non utilizzi Zapier ma vuoi inviare SMS promemoria? È facile!

Crea il tuo account Zapier

Per creare il tuo account vai su questa pagina e inserisci le tue informazioni. Riceverai quindi un’email di conferma della creazione del tuo account e potrai accedervi.

Ricorda che l’utilizzo dell’account Zapier è gratuito fino all’invio di 100 SMS mensili. Se te ne servono di più devi optare per un account a pagamento. Tuttavia, il quantitativo di 100 SMS di solito è ampiamente sufficiente per un medico o un qualsiasi libero professionista.

Crea account Zapier
Accedi account Zapier

Accedi alla piattaforma

Ricevuti via email il nome utente e la password, non ti resta che connetterti al tuo account per iniziare l’avventura con Zapier.

Make a Zap

Dopo esserti connesso al tuo account Zapier, ti troverai direttamente sulla dashboard. Clicca in alto a destra su “Make a Zap” come sulla foto.

Account Zapier

Vediamo ora come connettere SMSFactor e Google Calendar

Set up del trigger Google Calendar

Prima di tutto seleziona l’applicazione Google Calendar.
Scelta trigger Google Calendar
Scegli trigger Zapier

Poi seleziona l’azione (trigger) “Event Start” e clicca su “Save + Continue”.

Clicca su “Connect a New account”, autorizza dal tuo account Gmail l’accesso a Zapier e clicca su “Continue”.

Seleziona il calendario dal quale partiranno i promemoria SMS dei tuoi appuntamenti.

Connetti Google Calendar a Zapier
Set Up evento Google Calendar

Scegli il momento in cui partiranno i tuoi SMS, prima degli eventi in questione. Qui abbiamo scelto di inviare il promemoria SMS un giorno prima dell’appuntamento. In questo modo i tuoi pazienti/clienti riceveranno un promemoria via SMS esattamente 24 ore prima del loro appuntamento: tutto ciò avverrà automaticamente senza che tu ti debba preoccupare di inviare il promemoria ogni volta.

Ci siamo quasi! Clicca su “Continue” e conferma cliccando alla pagina seguente su “Fetch & Continue”.

Set up del trigger SMSFactor

Selezione come seconda azione (trigger) l’applicazione SMSFactor.

Scelta trigger SMSFactor
Invia SMS Zapier

L’azione “Send SMS” è già preselezionata, quindi dovrai solo cliccare su “Save + Continue”.

Clicca su “Connect a New Account” per aggiungere il tuo account SMSFactor.

Connessione account SMSFactor
Connetti account SMSFactor

Accedi al tuo account SMSFactor inserendo le tue credenziali (indirizzo email e password) e clicca su “Yes, continue” e poi su “Save + Continue”.

Connetti e parametra i tuoi account per l’invio degli SMS

1. Message
Innanzitutto, scrivi il messaggio tipo che desideri inviare ai tuoi pazienti/clienti. Qui abbiamo preso il caso di un medico e vogliamo personalizzare il messaggio affinché sia chiaramente indicata al paziente l’ora del suo appuntamento: ciò è possibile grazie ai campi di personalizzazione. Sappi che puoi personalizzare fino a 4 campi differenti. Per aggiungere un campo clicca su “Insert field”.

“Gentile paziente, Le ricordiamo il Suo appuntamento di domani con il dottor Rossi il {Event Begins(Pretty)}”

Se si desidera personalizzare i messaggi con la data e l’ora dell’appuntamento in un formato diverso dal formato anglosassone, si prega di fare riferimento all’ultimo step in conclusione del tutorial.

2. Message Push Type
Ora bisogna scegliere il tipo di SMS che vogliamo inviare. Visto che in questo caso si tratta di promemoria di appuntamento abbiamo scelto “Alert”.

3. Date to send
È il momento di scegliere la data d’invio. Ma attenzione, abbiamo già configurato precedentemente che l’invio sia effettuato il giorno prima dell’appuntamento. Qui è necessario per ragioni di integrazione e buona connessione con la nostra piattaforma SMS scrivere “now” manualmente. In questo modo l’invio partirà come previsto.

Connessione account SMS

4. Sender
Se vuoi modificare il mittente del messaggio, puoi farlo qui. In questo esempio abbiamo scelto di farlo e di scrivere DottRossi. Ricorda che questa è possibilità e non un’opzione obbligatoria.

5. GsmNumber
In questa casella bisogna indicare a Zapier dove recuperare il numero a cui inviare il messaggio. In questo esempio abbiamo deciso di metterlo in “Location” per ragioni di semplicità.

Attiva Zap notifica SMS

Dai un nome al tuo Zap e mettilo in modalità “On”.

I tuoi account Google Calendar e SMSFactor sono connessi e pronti per mettersi all’opera!

Crea il tuo evento

Una volta parametrato l’account Zapier, è tempo di impostare il nostro primo appuntamento su Google Calendar per verificare che tutto funzioni correttamente.

1. Dai un nome all’evento. Questo nome rimane visibile solo a te, puoi scegliere quello che vuoi. Qui abbiamo deciso di chiamarlo “Promemoria appuntamento”.

2. Ora inserisci la data e l’ora dell’appuntamento.

3. Visto che abbiamo indicato che il numero è situato in “Location”, scrivi il numero del paziente nella casella “Dove” ogni volta che crei un nuovo appuntamento sul calendario Google.

Promemoria via SMS
Notifica SMS appuntamento

E il gioco è fatto!

Tutto è pronto! Ora puoi lasciare che il tuo Zap funzioni da solo senza più preoccupartene.
Ecco come il nostro test apparirà sul cellulare del tuo paziente/cliente.

Per ottenere un formato “Data e ora” diverso da quello proposto da Zapier…

*OPZIONE A PAGAMENTO*

Questa opzione è dedicata a chi decide di personalizzare il formato della data e dell’ora negli SMS promemoria via Zapier.

Le opzioni disponibili gratuitamente su Zapier sono in formato anglosassone; per poter personalizzare il formato è necessario sottoscrivere un abbonamento Zapier (l’abbonamento Basic a 20€ al mese è sufficiente per avere questa opzione).

Di seguito le istruzioni per configurare un nuovo formato:

Aggiungi un’azione supplementare dopo il trigger Google Calendar, cliccando su “Add a Filter or an Action”.

Cambia formato Zapier
Seleziona formato SMS

Seleziona l’azione “Formatter by Zapier”: questo ti permetterà di modificare il formato della data e dell’ora nei tuoi messaggi.

Clicca sull’opzione “Date/Time” poi su “Save + Continue”.
Seleziona formato data e ora SMS
Scelta formato SMS personalizzato
Scegli l’opzione “Format” dalla lista a tendina.

E ora gli ultimi passi:

1. Seleziona la data che vuoi personalizzare. Nel nostro caso sarà  “Event Begins (Pretty)” perché abbiamo impostato questa data nel messaggio del nostro Zap.

2. La scelta del formato: Appariranno formati pre-creati nella lista a tendina. Puoi selezionarne uno gratuitamente o crearne uno nuovo, selezionando l’opzione “Use a Custom Value”. Nel secondo caso apparirà una finestrella che ti permetterà di creare il formato a tua scelta.

3. Crea il tuo formato personalizzato: Verica alla sezione Help di Zapier quale codice corrisponde al formato che vuoi inserire. L’esempio di codice per una data nel formato “19-07-16 alle 16:18” è “DD-MM-YY alle HH:mm”.

Notifiche SMS promemoria personalizzato
Parametra formato SMS Zapier

Puoi ora tornare alla redazione del messaggio e selezionare questo nuovo formato nel campo “message” dell’azione SMSFactor cliccando su “Date/Time” e poi  “Start Datetime Pretty”.

Et voilà il tuo messaggio con il formato personalizzato!

Il richiamo di appuntamento per sms è disponibile su delle altre agende con Zapier
Collegate Artichoke e SMSFactor via Zapier per automatizzare l'invio di sms
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